Le scrutateur, en assemblée générale, est une personne chargée du bon déroulement et du dépouillement d’un scrutin. Il est présent lors des assemblées générales de copropriétés et de sociétés.
Scrutateur et copropriété
L’assemblée générale de copropriété a lieu obligatoirement au moins une fois par an. Elle se compose des copropriétaires présents ou représentés, du syndic de copropriété, du président et des scrutateurs. Le syndic de copropriété assure le secrétariat de la séance.
À noter que dans les petites copropriétés (5 lots au plus), les décisions (sauf celles relatives au vote du budget prévisionnel et à l’approbation des comptes), peuvent être prises à l’unanimité des voix des copropriétaires à l’occasion d’une consultation écrite, ou lors d’une réunion, sans qu’il y ait lieu de convoquer une assemblée générale (article 41-9 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, tel qu’issu de de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété).
Face à la crise sanitaire, des mesures particulières ont été prises du 1er juin 2020 au 30 septembre 2021 (ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 modifiant l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020, puis prolongation par l’ordonnance n° 2021-142 du 10 février 2021). La loi n° 2022-46 du 22 janvier 2022 prévoit quant à elle les mesures suivantes, applicables du 24 janvier au 31 juillet 2022 :
- les AG des copropriétaires peuvent se tenir par visioconférence sans autorisation préalable nécessaire ;
- un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote, à condition que le total des voix dont il dispose lui-même et celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires ;
- lorsque l’AG devant désigner le syndic n’a pu se tenir, les contrats de syndics et les mandats de conseillers syndicaux expirés entre le 1er janvier et le 15 février 2022 inclus sont automatiquement renouvelés jusqu’à la prochaine AG qui doit impérativement intervenir avant le 15 avril 2022 ;
- le syndic peut décider des moyens et supports techniques permettant à l’ensemble des copropriétaires de participer à l’assemblée générale :
- par visioconférence, audioconférence (sans autorisation préalable nécessaire) ;
- au moyen d’un vote par correspondance, qui peut être imposé après avis du conseil syndical si le recours à la visio/audioconférence est impossible, pour des raisons techniques ou matérielles (le modèle de formulaire de vote par correspondance à joindre par l’organisateur de l’assemblée générale des copropriétaires à la convocation a été fixé par un arrêté du 2 juillet 2020).
Désignation des scrutateurs en assemblée générale de copropriété
Des scrutateurs peuvent être désignés pour seconder le président. La loi n’en fait pas une obligation. Ils sont utiles dans les importantes copropriétés. Dès lors que le règlement de copropriété détermine le nombre de scrutateurs à élire, cette stipulation s’impose. L’annulation est encourue si le nombre fixé n’est pas atteint.
Les scrutateurs sont alors désignés en début de chaque séance parmi les copropriétaires à la majorité des copropriétaires présents ou représentés (majorité simple) et, éventuellement, de certains observateurs extérieurs.
La clause du règlement de copropriété désignant comme scrutateur le copropriétaire présent détenant la quote-part la plus importante doit être réputée non écrite. La désignation des membres du bureau d’une assemblée générale ne peut résulter que d’une décision votée par l’assemblée générale.
Rôle du scrutateur en assemblée générale de copropriété
Les scrutateurs élus doivent procéder au décompte et à l’enregistrement des votes et vérifier que les votes des copropriétaires relatifs à chaque décision sont sincères et véritables. Autrement dit, aucune contestation ne devrait être soulevée grâce au rôle des scrutateurs.
La nullité de l’assemblée est encourue si ces opérations sont faites par des copropriétaires non élus. Les scrutateurs signent aussi la feuille de présence et le procès-verbal d’assemblée générale.
Scrutateur et société
L’assemblée générale ordinaire d’une société doit obligatoirement se tenir au moins une fois par an dans les six mois de la clôture de l’exercice comptable, essentiellement pour l’approbation des comptes annuels. L’assemblée générale d’une société anonyme, par exemple, est composée des actionnaires présents ou représentés.
L’assemblée doit constituer un bureau comprenant un président et deux scrutateurs. La présidence est assurée par le conseil d’administration (ou président du conseil de surveillance). Le bureau a pour mission de certifier la feuille de présence et de s’assurer de la régularité de l’assemblée.
Désignation des scrutateurs en assemblée générale de société
Les deux scrutateurs du bureau sont les deux membres de l’assemblée d’actionnaires disposant du plus grand nombre de voix et acceptant cette fonction (article R. 225-101 alinéa 1er du Code de commerce). En cas de refus du titulaire du plus grand nombre de voix, la fonction est proposée à celui qui vient après lui dans l’ordre d’importance du nombre de voix et ainsi de suite.
Les scrutateurs peuvent être des personnes morales ou des personnes physiques.
Un scrutateur suppléant peut être désigné dans la composition du bureau.
Rôle du scrutateur en assemblée générale de société
Les scrutateurs n’ont pas de pouvoirs propres mais détiennent leurs pouvoirs de leur appartenance au bureau. Le bureau constitue un organe collégial. Le rôle des scrutateurs est d’assister le président de l’assemblée générale, notamment la comptabilisation des voix lors des votes.